生成AIは、文章や画像などのコンテンツを作成するAIです。AI技術が向上したことや、クラウドの普及などによるAI活用の環境が整ったこともあり、業務効率化を目的に生成AIを活用する企業が増えてきました。
本記事では、生成AIを使って効率化できる主な業務や、生成AIを使って得られる効果をまとめました。また、生成AIを利用する際の注意点も解説しています。
生成AIの業務活用を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。
生成AIを使って効率化できる主な業務
さっそく、生成AIで効率化できる主な業務を紹介します。
- 問い合わせ対応
- 資料作成
- メール文の作成
- クリエイティブ制作
- プログラミング
- 調査・分析
- スケジュール管理
問い合わせ対応
社内外から寄せられる問い合わせに生成AIが自動で回答します。人が対応するのは生成AIが答えられなかった問い合わせのみです。
従来のAIとの違いは、生成AIなら回答文をAIが自動で作成する点です。
従来のAIは文章の生成機能がないため、問い合わせ対応に使う場合はFAQを作成しなければなりません。
一方、生成AIなら既存の資料をAIに学習させるだけで、問い合わせに対してAIが回答を探し、わかりやすく要約して提示します。
社内問い合わせの場合は、社員が疑問を即時に解消できるようになり、問い合わせ対応以外の業務の効率化にも貢献します。
資料作成
生成AIは、会議資料やプレゼン資料、報告書などさまざまな資料の作成にも使えます。
プレゼン資料の作成に生成AIを使う場合、以下の作業の効率が上がります。
- 骨子の作成
- スライドの作成
- 画像やグラフの作成
- 台本の作成
基本的には、生成AIにドラフトを作成させ、人が手直しして完成させます。
他にも、音声からテキストに変換する生成AIがあります。話者の識別や文字起こしした文章の要約に対応している生成AIを使えば、会議の議事録などの作成を効率化できます。
メール文の作成
資料の作成と同じように、メールの文章も生成AIを使って作れます。
- 取引先へのメール
- 採用面接の合否連絡のメール
- 問い合わせメールへの返事
- メールマガジンなど
メールの内容や文調を伝えるだけでメール文が完成するため、一から文章を考えずに済みます。
クリエイティブ制作
生成Aは画像や動画も制作できます。
テキストでの指示だけで画像・動画が生成されるので、デザインや動画編集などのスキルは不要です。
生成AIを使って広告を制作する事例もあります。ある企業は、以下の作業に生成AIを使って広告を制作しました。
- アイデア出し
- キャラクターやキャッチコピーの作成
- 台本作り
- 音入れなど
他にも、WebサイトやSNSで使う画像の生成や、PR動画などの生成に利用されています。生成AIで自社キャラクターを作り、PRに活用する事例もあります。
プログラミング
生成AIは、プログラミングにも使えます。
生成AIのプログラミングコード作成は、まだ正確とは言えません。間違ったコードを作成するケースもあります。
とはいえ、プログラマーの補助としては十分です。一からコードを作成するよりも、生成AIが作ったコードを人が手直しする方が、プログラミングにかかる時間を短縮できます。
また、生成AIには「バグの検出・修正案の提示を瞬時におこなえる」という強みがあります。
調査・分析
市場調査や競合調査、分析といった業務は、生成AIを使って自動化できます。
データを学習させることで、指示通りに調査・分析し、その結果をレポートとして出力する過程まで自動で行います。
具体的な活用方法は下記の通りです。
- 自社分析をおこないマーケティングに活かす
- 顧客データを学習させてニーズを分析し、新商品を開発する
- 顧客アンケートの結果を分析させ、顧客への効果的なアプローチを把握する
スケジュール管理
スケジュール管理に生成AIを使う企業も増えています。
一例として、会議のスケジューリングで生成AIを使うケースをみてみましょう。
会議の参加者を生成AIに伝えると、生成AIが参加者のスケジュールを調査して開催可能な時間を提示。会議の日時を確定させると、生成AIが参加者にメールを送り、会議当日に参加者へ自動でリマインドの連絡を入れてくれます。
生成AIを使った業務効率化により得られる効果
生成AIを業務効率化のために使うことで、以下の効果が得られます。
- 人件費の削減
- 業務品質の向上
- 顧客満足度の向上
人件費の削減
生成AIが業務の一部を担うことで、従業員の労働時間を短縮し、人件費削減につながります。
例えば社内問い合わせ対応に生成AIを導入すると、社員は生成AIを使って疑問を解消できるため、電話で問い合わせる必要がありません。電話での問い合わせ件数が減ると、これまで問い合わせに対応していた社員は本来の業務に集中して取り組めるようになり、残業時間の短縮（残業代の削減）につながります。
生成AIを導入して人手不足が解消されれば、新たな人材の雇用にかかる費用が発生しません。加えて、外部に依頼していた業務を生成AIで代替すれば、外注費用を削れます。
業務品質の向上
生成AIは、使い方次第で業務品質の向上にも寄与します。
- 人が作ったコンテンツを生成AIにフィードバックさせ改善する
- 生成AIが作ったコンテンツを人がブラッシュアップする
また、分析などの業務においては、生成AIに任せることで人為的なミスが発生しないため、業務品質が高まります。
顧客満足度の向上
生成AIを使った業務効率化は、顧客満足度の向上にもつながります。
生成AIを使って顧客満足度を直接上げられる業務が「問い合わせ対応」です。
生成AIなら24時間365日、いつでも問い合わせに答えられるため、顧客がいつでも好きな時間に欲しい情報を得られるようになり満足度が上がります。
他にも、生成AIを使って業務効率が上がれば、従業員はコア業務に多くの時間を使えます。接客や関係性作りなど、対顧客の業務に注力し、顧客満足度を上げることも可能です。
また、生成AIを使って市場調査やトレンド予測を実施し顧客のニーズを掴めれば、顧客満足度を高められます。
生成AIを使った業務効率化の注意点
生成AIを使う際は、押さえておきたい注意点が3つあります。
- 回答に間違った情報が含まれている可能性がある
- 著作権を侵害してしまう恐れがある
- 機密情報が漏えいする恐れがある
生成AIが作った文章や画像などのコンテンツには、間違った情報や古い情報が含まれている可能性があります。また、第三者が著作権を有する文章やデザインが使われている場合、そのまま公開すると著作権を侵害してしまいます。
さらに、生成AIに学習させた情報が外部に漏れてしまうというように、セキュリティ面でのリスクも無視できません。
生成AIを安全に使うには、下記のような対策が必須です。
- 生成AIが作ったコンテンツのファクトチェックを徹底する
- 著作権のない文章やデザインのみを学習したツールを導入する
- セキュリティ強度が高いツールを使う
生成AIの問題点は下記記事で詳しく解説しています。
| 【合わせて読みたい】 ・利用前に知っておきたい生成AIの3つの問題点と安全に使う対策 |
生成AI活用で業務効率化に成功した事例
ここからは、生成AIの業務効率化事例を紹介します。
- 問い合わせ対応 – 日清製粉グループ本社
- 資料・議事録作成 – NEC Corporation
- 商品企画 – セブン‐イレブン・ジャパン
- ソフトウェア開発 – LINEヤフー
問い合わせ対応 – 日清製粉グループ本社
日清製粉グループ本社は、社員からバックオフィスに寄せられる問い合わせへの対応に、生成AI搭載のチャットボットを導入しました。従来のAIチャットボットはFAQの作成・登録が必要でしたが、生成AI搭載なら社内規定やマニュアルなどの既存文書を登録するだけで、問い合わせに対応できます。
導入後は、社員はチャットボットに質問するだけで欲しい情報を得られるようになり、情報収集の効率化に成功しました。
加えて、バックオフィスの社員は電話やメールでの問い合わせが減ったため、他の業務に集中して取り組めるようになりました。
本事例の詳細は下記の資料で紹介しています。
資料・議事録作成 – NEC Corporation
NEC Corporationは、生成AIを社内業務に活用することで以下のような成果を出しました。
- 資料作成の時間を50%削減
- 平均30分かかっていた議事録作成を約5分に短縮
普段からよく利用している社内チャットやWEB会議ツールと連携させて使えるように実装し、社員の生成AI利用を促進。また、社員が生成AIを正しく使えるよう、プロンプトの共有やワークショップなどを実施しました。
参考：https://jpn.nec.com/press/202308/20230830_01.html
商品企画 – セブン‐イレブン・ジャパン
セブン-イレブン・ジャパンは、トレンドに合わせた新商品の開発を目的に生成AIを導入しました。
具体的には、顧客ニーズをいち早く掴むために、全店舗の販売データやSNSの投稿を生成AIに分析させています。また、商品の提案や企画書の作成にも生成AIを活用しています。
同社の発表では、商品企画にかかる期間を10分の1へ減らせる見込みです。
参考：https://www.nikkei.com/article/DGKKZO75854640T01C23A1MM8000/
ソフトウェア開発 – LINEヤフー
LINEヤフーは、ソフトウェア開発業務に生成AIペアプログラマーを導入し、コーディング作業やエラーの発見、最適化などの作業に活用しています。
エンジニア約550名を対象にテストを実施した結果、エンジニア1人あたりの1日のコーディング時間を約1〜2時間削減できました。
コーディング作業を効率化して生まれた時間を、新たなサービスの創造に充てることを目指しています。
参考：https://www.lycorp.co.jp/ja/news/release/000862/
下記の記事では、より多くの生成AIの活用事例を紹介しています。
| 【合わせて読みたい】 ・生成AIのビジネス活用事例まとめ！効果的に導入するポイントも解説 |
まとめ
生成AIは、文書作成やクリエイティブ制作、問い合わせ対応などの効率化に貢献するツールです。生成AIを活用すると、従業員はコア業務に専念でき、売上や利益の獲得にもつながります。
生成AI搭載チャットボットのOfficeBotを社内問い合わせに導入すると、社員は欲しい情報をOfficeBotで容易に得られます。担当部署に電話をしたり、同僚に尋ねたりする必要はありません。情報収集のスピードが上がり、業務が効率化します。
OfficeBotの詳細は下記からダウンロードできる資料にまとめていますので、ぜひチェックしてみてください。
