経理部の業務にはルーチンワークが多く、特に月末・月初や年度末などに忙しくなる傾向があります。繁忙期が決まっているとはいえ、ピンポイントで人員を増員するのは難しく、その結果、従業員の負担が増えてしまいがちです。
このような課題を解消する方法として、生成AIの活用に注目が集まっています。
本記事では、生成AIと経理業務の相性が良い理由や活用のメリット、注意点などをAIに詳しくない人でもわかりやすいようにまとめました。具体的な活用事例も紹介しますので、最後までご覧ください。
経理業務が生成AIと相性がいい4つの理由
ChatGPTをはじめとした生成AIは、計算や集計などの単純作業を得意としており、人手不足や繁忙期には特に頼れる存在です。
経理業務の特徴ごとに、生成AIと相性がいい理由について説明します。
- ルーチンワークが多い
- 法令や制度の改正が多い
- 経営陣への報告資料が必要になる
- 毎月必ず忙しくなる時期が確定している
1.ルーチンワークが多い
経理業務はルーチンワークが多く、生成AIとの相性がいい分野です。
生成AIは決められた手順でおこなう作業が得意なため、伝票の作成や預金管理といった日次業務から、経費精算や月次決算などの定期的な業務に活用できます。
2.法令や制度の改正が多い
毎年12月に公表される「税制改正大綱」は、翌年4月に法案として成立します。経理担当者は毎年新しい情報をチェックし、自社にとって重要な改正を把握・対応しておかなければなりません。
税の控除要件や新制度への移行など、対象となる内容により実務対応が必要です。
生成AIは、法令や制度の改正に合わせて増加する変更内容の周知や、提出書類の改修といった業務への活用が期待されています。改正された法令や制度を生成AIに学習させておくと、常に最新情報をもとに業務を進められる他、社内からの問い合わせ対応にも役立ちます。
3.経営陣への報告資料が必要になる
経理の仕事には経費精算だけでなく、会社の収支・財政状況・今後の見通しをまとめた会計報告資料の作成も含まれます。経理が作成する「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」などをもとに、経営陣が会社運営の方針を決めるため、非常に重要な業務です。
生成AIは、報告書のたたき台作成や分析業務のサポートなどに使えるので、経理担当者の負担軽減につながります。
4.毎月必ず忙しくなる時期が確定している
請求書の処理や振り込みが集中する月末、決算時期や年末など、経理分野は繁忙期が非常にわかりやすいです。しかし、繁忙期が事前にわかっていてもその時期だけ人員を増やすのは難しく、従業員に負担がかかるケースが多くあります。
生成AIを活用すれば、繁忙期に特に増えやすい他部署からの問い合わせ対応を自動化できるため、従業員の負担が極端に重くなることを防げます。
チャットボットツール「OfficeBot」は、社内に蓄積された情報をもとに、よくある質問へ自動で回答します。OfficeBotの詳細については以下の資料をダウンロードの上、ご覧ください。
生成AIを経理で活用する3つのメリット
ここでは、生成AIで経理を活用する3つのメリットを紹介します。
- 業務負荷の軽減
- データ入力・処理の作業ミス軽減
- 意思決定のサポートが可能
1.業務負荷の軽減
生成AIは、経理業務の負担を軽減します。取引記録の管理や経費精算などのルーチンワークをサポートするだけでなく、単純作業や社内からの経理関連の問い合わせ対応の自動化が可能です。
また、月次・年次決算書といった重要レポートの作成補助や、大量データを扱う監査業務の負担軽減にも役立ちます。説明に手間がかかる「不正リスクの可視化・予防・改善」といったコンプライアンス関連の複雑な業務支援にも生成AIの活用が期待されています。
業務の自動化・負担軽減により空いた時間を、業務品質の向上や戦略立案などの重要な業務に割けられます。
| 【合わせて読みたい】 ・生成AIを使って業務効率化を実現！活用方法やメリット、注意点を紹介 |
2.データ入力・処理の作業ミス軽減
人の手による作業ではどうしてもミスが発生してしまいますが、生成AIならヒューマンエラーを大幅に減らせます。
例えば、経費精算の件数が多い場合、データ入力の誤りを見逃してしまう可能性が高くなりやすいです。その点、生成AIに帳簿上の誤りを検出させれば疲れることなく機械的に処理するため、ミスの予防につながります。
加えて、経理の不正検知も生成AIの得意な作業です。過去の不正事例を学習させることで、通常とは異なる取引や不自然な支出を自動的に識別します。人力では時間のかかる膨大なデータチェックもAIなら短時間で処理するため、不正を即座に見つけ出せます。
3.意思決定のサポートが可能
生成AIを活用すると、意思決定の判断材料としてリアルタイムの財務状況を容易に把握できます。
人の手では時間がかかる大量のデータ分析も、生成AIなら短時間で実行可能です。
売上・仕入れ・経費・在庫などのデータ分析は、人の手では膨大な時間がかかります。また、財務の予測業務は担当者の経験や知見に依存していることが多いです。
生成AIは分析業務を短時間で実行でき、将来のキャッシュフローを高精度で予測できます。加えて、分析の精度を標準化し、属人的な判断に頼らない経営管理につながります。
経理業務での生成AI活用事例6選
RAG（検索拡張生成）をはじめとするAI技術の進歩により、機密情報を安全に取り扱う手段が確立され、生成AIの導入を本格化させる企業が増加しています。
ここでは、経理業務における6つの具体的な生成AI活用事例を紹介します。
- 請求書処理と経費管理の効率化
- 問い合わせ対応の自動化
- 資料・レポート作成やマニュアル作成のサポート
- 売上・経費データの分析
- 内部監査やコンプライアンスの改善
- 財務予測における意思決定の支援
1.請求書処理と経費管理の負担軽減
OCR（光学文字認識）技術と生成AIを組み合わせたシステムを導入することで、紙ベースの請求書や経費書類の処理の工数を大幅に減らせます。
従来であれば、紙の書類の内容をデータ化する際に、手入力しなければなりませんでした。時間がかかるだけではなく、入力ミスも発生するでしょう。
OCR技術と生成AIを使うことで、請求書をスキャンするだけでデータが自動で入力され、AIが適切な勘定科目に振り分けます。業務時間を大幅に短縮するだけではなく、作業の多忙さに起因するヒューマンエラーの発生も抑えられます。
これまで人の手による対応が必要だった手書きの領収書や経費申請書類も、AIが正確に読み取り、分類できるようになりました。例えば「お食事代」や「接待費」など、表記のゆれによって自動処理が難しかったケースでも、生成AIの高精度な分析によって、適切な勘定科目への仕分けられます。
2.問い合わせ対応の自動化
社員からの経理処理に関する相談・確認の連絡が集中し、経理部門が問い合わせ対応に追われるケースも少なくありません。経費申請や請求書の項目名に関する質問など、対応に時間を要する問い合わせが頻発し、業務負担が増えている経理部門も多いのではないでしょうか。
生成AIを使うことで、このような社内で発生する問い合わせへの対応も自動化できます。
経費申請の方法やクライアントからの請求書の項目名など、社内ルールを事前に登録しておくと、生成AIに質問するだけで回答を得られます。人が相手だと遠慮してしまう同じ内容の質問でも、AIであれば気兼ねなく何度でも尋ねられるため、問い合わせる側の心理的なハードルが下がるのも利点です。
また、生成AIツールの中には、資料を登録するだけで社内ナレッジの共有や問い合わせ対応を簡単に実現するサービスもあります。OfficeBotなら「PDFファイル内の画像から文字を抽出する」「紙をスキャンして作成されたPDFから文字を読み取る」といった処理が可能なため、手元にある資料をそのまま活用できます。
OfficeBotの詳細については以下の資料をダウンロードの上、ご覧ください。
3.売上・経費などのデータの分析とレポート作成
売上・経費・在庫などの膨大な数値データの分析は、人力では時間のかかる作業ですが、生成AIなら短時間での処理が可能です。AIの学習能力を活かし、さまざまな角度や切り口から人間では見落としやすい傾向を見つけ出します。
AIによる分析結果は、経営陣の意思決定の材料としても活用されています。
経理データをもとに、自社のフォーマットに応じた資料やレポートを自動で生成できるのも大きな利点です。必要に応じて分析方法を指定すると、その時々で求められる資料を得られます。
レポート作成の全体的な作業をAIに任せることで、人はレポートの品質・精度の向上に注力できるようになります。
4.社内規程・マニュアル作成のサポート
生成AIは、経理に関する社内規程やマニュアルなどの作成もサポートします。生成AIが作った規定やマニュアルがそのまま使えるとは限りませんが、人がゼロから作る必要がなくなり、マニュアル作成担当者の業務負担を軽減します。
法改正や業界の動向を学習させておけば、最新の情報を反映した最適な改訂案を提案できる点が特徴です。既存のルールやマニュアルの改訂にも役立ちます。
常に最新の情報をもとにしたマニュアルを維持することにより、経理業務の標準化が進み、新入社員の教育や業務の引き継ぎもスムーズになります。
5.内部監査やコンプライアンスの改善
生成AIは、リアルタイムで経理データを監視し、不審な動きを自動で検知します。
事前に不正パターンを学習させておき、文書やデータから不正の兆候を察知させ、経理部門へ自動通知する仕組みです。目視では見つけづらい二重支払いや経費の水増しなどの不正を未然に防ぎ、財務リスクを大幅に軽減します。
生成AIの活用は不正の検知にとどまらず、不正の予防や改善策の提案にも有効です。
コンプライアンス研修で提示する不正行為による具体的なリスクや、注意喚起の文章の作成・表示にも役立ちます。過去の事例を学習し続けるため自動的に情報が蓄積され、社内コンプライアンスの改善につながり、企業全体の透明性と健全な財務管理を実現します。
6.財務予測における意思決定の支援
生成AIは、経営や事業戦略の意思決定を支援し、企業価値の向上に貢献します。
企業が蓄積してきた膨大な量のデータは、将来の収支・支出予測に活用できます。しかし、人間の手で分析するには時間がかかる上、改正法や新法の施行・海外情勢など、外部環境の変化も考慮しなければなりません。
生成AIであれば、最新の市場トレンドや季節変動も加味し、膨大なデータを使ったリアルタイムな予測をおこなえます。この予測の結果は、リスクを抑えた投資判断や資金計画の立案など、財務戦略の意思決定をサポートします。
生成AIを経理業務に活用する際の注意点
経理業務の負担軽減に役立つ生成AIですが、活用時には注意が必要なポイントがあります。ここでは、3つの注意点を詳しく説明します。
- 暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策が必須
- 法律やコンプライアンスの遵守
- ハルシネーションが起こるリスク
1.暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策が必須
経理部門では、社内の機密情報や個人情報を取り扱うため、厳格なセキュリティ対策が欠かせません。機密情報の漏えいや不正な改ざんを防ぐには、情報の暗号化やアクセス制御など、専門知識を持つ従業員による適切な管理が求められます。
そのためには、AIとセキュリティに関する専門知識を持つ人材の確保に加えて、現在在籍している従業員への社内研修や外部トレーニングを通じて、専門人材の育成とスキル向上を図る必要があります。
人材の確保や育成のハードルが高い場合には、ゼロからシステムを構築して運用するのではなく、安全性の高い既存の生成AIツールの活用がおすすめです。
以下の記事では、生成AIのセキュリティリスクと対策を詳しく紹介していますので、合わせてご覧ください。
| 【合わせて読みたい】 ・企業担当者必見！生成AIのセキュリティリスクと対策を徹底解説 |
2.法律やコンプライアンスの遵守
企業の業務の中でも、経理分野は多くの法律やコンプライアンス要件に従う必要があります。業務負担を軽減するために生成AIを導入する際には、関連する法規制や各種ガイドラインを遵守することが欠かせません。
法律や提出先の書式、各種規定に適合しているかどうかは、人の目での確認が重要です。
生成AIを活用する前に、社内でガイドラインを整備し、定期的に監査を行うことで、法令遵守やコンプライアンス体制の維持につなげましょう。
3.ハルシネーションが起こるリスク
生成AIには、誤った情報を生成してしまう「ハルシネーション」のリスクがあります。
AIが学習したデータに誤りが含まれている場合だけではなく、正しい情報だけを学習させたときにも発生するものです。経理の業務においては、最新情報を反映できず、変更されたばかりの法律や書類のルールに対応していない情報を提示してしまう恐れがあります。
ハルシネーションによる損害を回避するためには、人の目でのファクトチェックが大切です。「生成AIは正しい」という考えは捨てましょう。
また、RAG（検索拡張生成）を活用すれば、自社で登録した信頼性の高いデータのみを基に回答を生成するので、ハルシネーションのリスクを抑えながら、より正確な情報を提供できるようになります。
| 【合わせて読みたい】 ・生成AIのハルシネーションはなぜ発生する？原因と即実践できる対策を解説 |
RAGを搭載したチャットボットツール「OfficeBot」の情報は、以下からご覧ください。
まとめ
生成AIは、経理業務における単純作業の自動化やデータ分析、レポート作成の補助など、さまざまな場面で使えます。これまで多くの時間を要していた業務の負担を減らすことで、人間はより重要なコア業務に注力しやすくなります。
ただし、非常に便利な生成AIにも、セキュリティ対策の難しさや誤った情報を生成する「ハルシネーション」といったリスクがあるため、注意が必要です。大規模な範囲での導入に不安がある場合は、小さな範囲から試してみるのが効果的です。
たとえば、チャットボットツール「OfficeBot」を活用し、社内の問い合わせ対応やナレッジ共有の自動化から始めてみてはいかがでしょうか。
OfficeBotは、検索機能と生成AIを組み合わせた技術「RAG（検索拡張生成）」を搭載したツールです。社内規定や業務マニュアルを登録すると、問い合わせ対応や情報収集にかかる時間を大幅に減らします。
詳しくは以下の資料でご覧いただけますので、ぜひチェックしてみてください。
